Внеофисное хранение архива

Все больше бизнесменом предпочитают сдавать свои архивы на внеофисное хранение в специальные компании. И это происходит не от того, что им деньги девать некуда, а от того, что только профессиональное хранилище может обеспечить максимально надежный уровень защиты бумаг. Кроме того, такой способ освобождает дополнительное место в офисе.

Защита от огня

Главная опасность, которая поджидает любые бумаги — это пожар. К сожалению, от этой беды не застрахован никто, а обеспечить в стандартном офисном помещении должный уровень защиты архива от огня практически нереально. Важно помнить, что к тому же документы нельзя тушить классическими способами: водой или огнетушителями. Единственный способ, который не навредит бумаге — порошок. Соответственно любое архивохранилище должно быть оборудовано именно порошковыми огнетушителями.

Разумеется, в профессиональных хранилищах о защите от огня заботятся в первую очередь.

Защита от злоумышленников

Еще одна опасность — несанкционированный доступ посторонних. Это могут быть ваши нечистоплотные конкуренты, воры, которые в поисках чего-то ценного повредят бумаги, простые хулиганы, которые испортят ценный архив, а иногда даже собственные сотрудники, который оказались нечестными людьми. В профессиональное хранилище может попасть только тот, кто имеет доступ. То есть при размещении документов на хранение вы делаете список лиц, которые могут получить доступ к бумагам. Никому другому файлы не будут отданы.

Кроме того, дополнительную безопасность составляет шифровка. На папках и коробах не указаны ни название фирмы, ни тип документов, ни какие-то другие данные. Без ключа к шифры найти нужный документ просто нереально.

Температурно-влажностный режим

Для того, чтобы все содержимое архива находилось в идеальном состоянии, нужен определенный климатический режим. Слишком жаркая погода приводит к растрескиванию бумаг, слишком холодная может способствовать образованию плесени. От сильной влажности развиваются микроорганизмы, а бумага становится волнистой. От низкой влажности листы крошатся.

Именно поэтому в серьезных хранилищах специальные системы и датчики поддерживают нужный температурно-влажностный режим. Обеспечить такой уровень хранения в офисе можно, но это очень дорого и на практике этого не делает никто.

Световой режим

Нельзя забывать и об еще одном враге документов — свете. От света, а особенно от прямых солнечных лучей бумага может выгореть так сильно, что прочитать написанное будет невозможно.

Да и вообще хранить печатную продукцию лучше всего в затененных помещениях и в закрытых коробках.

Таким образом, использовать для размещения архива кабинеты с окнами, где постоянно горит свет, крайне нежелательно. В специализированных хранилищах световой режим тоже регулируется с помощью электронных систем, а дополнительное затенение (а также защиту от пыли) создают короба, в которых размещают бумаги.

Copyright Muz4in.Net © - Данная новость принадлежит Muz4in.Net, и являются интеллектуальной собственностью блога, охраняется законом об авторском праве и не может быть использована где-либо без активной ссылки на источник. Подробнее читать - "об Авторстве"

Почитать ещё: