Правила пользования электронной почтой

Сегодня бизнес без электронной почты был бы невозможен. Это стало незаменимым инструментом бизнеса. Но многие люди могут отнестись к этому несерьезно. В данной статье представляю Вам 10 основных ошибок и правил при использовании электронной почтой, которые тяжело избежать.

1. Перечитывайте то, что вы написали. Проблемы в орфографии, грамматике, ошибки и упущения, использование неправильных слов являются очень распространенным явлением. Ваши друзья могут не обратить внимание, но ваши деловые партнеры заметят. ОБЯЗАТЕЛЬНО ПЕРЕЧИТАЙТЕ, прежде чем нажать кнопку отправить
2. Чрезмерное использование электронной почты. В деловом мире становится все более часты. Владельцы бизнеса и менеджеры пишут друг другу EMAILы, сидя в 15 или 20 метрах друг от друга. Не заменяйте все человеческие контакты электронной почтой, общение с глазу на глаз и обсуждение при встрече, будет намного продуктивнее и Вы сможете решить все вопросы в кратчайший срок, а также наладить с собеседником более дружественную атмосферу общения. Лучше позвонить по телефону, чем отправить EMAIL
3. Скорость ответа. Не позволяйте электронным письмам сидеть в вашем почтовом ящике без ответа. Постарайтесь ответить на все письма в кратчайшее время. Если вы долго отсутствуете на месте, используйте клиент автоматического ответ, чтобы люди знали и не ждали от Вас немедленного ответа.
4. Форма электронной почты. Заказчики и другие деловые партнеры ценят личный контакт. Если Вы обрабатываете большой объём почты, то советую включить функцию "Автоподпись"
5. Рассылка. Если Вы получили письмо по электронной почте, которое было адресовано всем в офисе, помните что Вам нужно ответить отправителю, а не всем кто есть в списке рассылки..
6. Проверка срочных сообщений по электронной почте. Не все проверяют почту каждые 15 минут. Если Вы получаете срочные сообщения, задайте правила с оповещением. Оно будут сопровождаться открытием отдельного окна, а также звуковым сигналом.
7. Использование запутанной адресов. Если это возможно, ваш адрес электронной почты должен быть содержать первые буквы ФИО или ИМЯ или ФАМИЛИЯ и ИМЯ, разделенные символом подчеркивания или точкой.
8. Чистка почты. Регулярно чистите почтовый ящик от старых писем. Это позволит Вам облегчить работу ПК, если Вы используете почтовый клиент, а также ускорит время нахождения нужного письма.
9. Культура. Многие люди предпочитают вести бизнес через электронную почту, так как это экономит время. Основное правило в таком случае, чёткость в выражении мысли и лаконичность.
10. Игнорирование вложения. Ниже приведены общие правила для вложений.
- Не открывайте вложения от того, кого вы не знаете, если Вас не уведомили о каких либо вложениях.
- При отправке вложений, упомините, в теле сообщения, что вложение содержит.
- Если вы отправляете что-то в виде простого текста в Adobe Acrobat формате, не надейтесь, что получатель имеет программное обеспечение для просмотра вложений. Узнайте заранее.

Статья написана написал Stem84
Ссылка при копировании обязательна

Почитать ещё: