Планирование времени: метод «швейцарского сыра»

Одна из проблем вольно наемных работников мышки и клавиатуры состоит в планировании своего рабочего времени. Иногда оно может занимать несколько дней, включая и ночи, а иногда вместо того, чтоб работать, вы читаете рассылку, чатитесь и делаете еще массу абсолютно не относящихся к работе дел. В первом случае вы себя истощаете, во втором – не успеваете сдать работу в положенный срок.

И тут нам на помощь приходят швейцарцы со своими четкими графиками и вкусным названием «метод швейцарского сыра».

«Скрытая угроза»

Итак, если вы новичок во фрилансе, то первая стадия «удовольствия», когда вы беретесь за все проекты с энтузиазмом и завидной энергичностью, может содержать в себе скрытую опасность. Две основные проблемы, которые могут возникнуть:

Проблема №1. Как бы вы ни старались, но нагрузив себя большим количеством работы, вы будете делать ошибки. Это могут быть опечатки в текстах, поломанные ссылки в дизайне и т.д. Что бы вы ни делали, как бы ни старались, с таким количеством работы вы просто не можете делать ее на высшем уровне. В итоге клиенты остаются недовольны результатами и ваша репутация попадает под серьезный удар.

Проблема №2. Достаточно легко (и поэтому соблазнительно) избегать работы, связанной с продажей (продвижением) проектов, которую вы обязаны делать каждую неделю (если не каждый день), когда ваш день заполнен оплачиваемой работой с клиентами. Но отложенные дела никуда не деваются, а накапливаются за вашей спиной. И рано или поздно эту работу нужно будет сделать.

Оставляйте в вашем рабочем расписание несколько «дыр»

Давайте предположим, что вы взялись за проект, над которым нужно работать до завершения три дня. Вы можете расписать дни на этот проект с понедельника по среду, а можете поставить понедельник, среду и пятницу (это могут быть не только дни, но и недели, и месяца для более крупных проектов).

Вместо того, чтобы обещать заказчику выполнить проект за три дня, договоритесь на пять дней. У вас может возникнуть сильное искушение закончить работу за три дня и взяться за новый проект, но стоит все-таки перебороть себя и попробовать расписание, похожее на швейцарский сыр.

1. Вы можете более гибко реагировать на новые возможности. Если в этот же день вам предложат еще один проект, вы можете начать его во вторник, а не в четверг (если бы пообещали первому заказчику выполнить проект четко за 3 дня и окончить его в среду). Если это ваш новый клиент, которого вы обхаживали в течении долгого времени и он, наконец-то, созрел для работы с вами, зачем заставлять его ждать? Для работы над вторым проектом тоже стоит заложить в график несколько «дыр».

2. Остальные клиенты не становятся заложниками первого проекта. Вы можете чередовать их, как-будто нанизываете их, как бусины на ожерелье. Вы заканчиваете проекты поочередно во временных блоках, которые следуют друг за другом. И даже если вы застряли с проектом №1, вы все равно сможете закончить его в одну из «дырок» в вашем расписании.

3. Качество вашей работы будет улучшаться. Если у вас есть день между созданием чего-либо и пересмотром его, вы сможете взглянуть на проект более свежим взглядом и отполировать детали, отсечь лишнее.

4. Если «дырки» в вашем сыре не заполнены оплаченной работой, вы можете использовать это время с пользой для себя. Разобраться с продажами, подумать над новыми интересными идеями для проектов, сделать бумажную работу и т.д.

И, конечно, у каждого были клиенты, проекты которых должны быть готовыми в кратчайшие сроки, и у вас не оставалось времени ни на что другое. Не позволяйте им держать вас в постоянном напряжении и беспокоить в любое время суток. Для любой работы можно найти более спокойный и рациональный подход. Даже небольшая доплата за срочность не компенсирует вам ваши нервы и силы, затраченные на этот проект.

Применение метода «швейцарского сыра», обещает, что со временем вы научитесь правильно планировать открытые блоки в своем расписании, будете отвечать клиентам более быстро, выполнять работу более качественно и беречь свои нервы.