Краткие курсы секретарей: что должен делать помощник руководителя

Должность секретаря востребована в любой компании. Его обязанности простираются от элементарных действий по приёму звонков, обеспечения офиса канцтоварами и выполнения мелких поручений руководителя до серьёзных и ответственных заданий. Профессия может стать хорошим стартом в карьерном развитии амбициозного сотрудника.

Общие требования

Должность секретаря относится к административному аппарату предприятия или фирмы. Ошибочно воспринимать всех работников этой сферы лишь как вспомогательное звено между начальством и остальными сотрудниками. Секретарь-референт высокого уровня имеет весьма широкий спектр задач: занимается делами компании на уровне организационных вопросов, мастерски управляет проведением встреч и выстраивает грамотный тайм-менеджмент руководителя.

Слово «секретарь» происходит от латинского secreto, что означает «особый, тайный». В наше время есть некоторое зерно в фактическом значении должности. Проходящие через этого человека информационные потоки нередко носят характер конфиденциальности. На роль помощника руководителя отбираются претенденты, обладающие способностью оперативно работать в режиме многозадачности. К прочим требованиям относительно секретарской профессии относятся:

• наличие образования (высшего, неоконченного высшего) или сертификата о прохождении профильных курсов;
• свободное владение пакетом программ ПК и обращение с офисной оргтехникой;
• высокая скорость набора текста;
• опыт работы с отчётами, подготовкой презентаций;
• во многих компаниях требуется владение иностранными языками;
• претендент должен обладать грамотностью, пунктуальностью и коммуникабельностью.

Компетентному сотруднику открыты двери множества фирм, профессионально подкованный секретарь ценится высоко. Поэтому существует много вариантов получения профильного образования - узнать, что предлагают курсы для секретарей https://spbshb.ru/secretary-referent-course. Рынок труда лоялен к этому виду деятельности и вакансии секретарей открываются довольно часто.

Функционал секретаря

Отличия в сферах деятельности фирм накладывают отпечаток на структуру работы помощника руководителя. Вариантами данной профессии становятся «секретарь-делопроизводитель», «секретарь-референт», «секретарь с функциями офис-менеджера», «секретарь-администратор». Общим в этих ипостасях секретарского мастерства являются системное мышление и быстрое принятие решений даже в условиях нестандартных задач, точность и высокий уровень ответственности.

Перед высококвалифицированным сотрудником не стоит вопрос: «что нужно делать секретарю». Ответ очевидный и вместе с тем весьма обширный. В большинстве организаций в его обязанности входит:

• ведение деловой переписки, составление писем и коммерческих предложений;
• осуществление переводов и редактирование документации;
• приём телефонных звонков; встреча посетителей;
• работа с корреспонденцией компании, взаимодействие с курьерскими организациями;
• поиск необходимой информации по запросу руководства и подача ей в структурированном виде;
• составление графика встреч и подготовка переговоров, конференций, совещаний;
• организация командировок руководства (покупка билетов, оформление документов и виз, бронирование гостиниц, аренда трансфера).

Перед важной встречей руководитель при непосредственном участии подчиненного прорабатывает план беседы, ряд вопросов и важные проблемы. Секретарь обязан дополнить документы наглядными материалами: таблицами, схемами, презентациями. Полный цикл подготовки к переговорам включает:

• рассылку повесток сотрудникам или приглашений участникам встречи;
• подготовку места проведения совещания (офис или комната переговоров оснащается материалами);
• ведение протокола встречи;
• дальнейшее документирование результатов переговоров и направление готового протокола на ознакомление всем участникам встречи.
• если регламент учреждения предполагает строгую отчётность, то секретарь отслеживает подписание протокола совещания всеми ответственными сотрудниками, контролирует ход исполнения предписанных задач.

Очевидно, что делать данному сотруднику приходится довольно много. К нюансам профессии относится вероятность ненормированного рабочего дня и зависимость от рабочего графика руководства.

Организационные и коммуникативные функции

Если компания не располагает офис-менеджером, обязанность по жизнеобеспечению деятельности сотрудников возлагается на секретаря. В этом случае ему придётся контролировать и обеспечивать своевременное пополнение запасов канцтоваров, бумаги, прочих расходных материалов. При сбоях в работе офиса необходимо направлять соответствующих сотрудников для устранения проблем (чаще всего это касается программистов, системных администраторов). Секретарь отвечает за качественную работу оргтехники – ксерокса, принтера, сканера. Если заведение предоставляет работникам возможность питания на рабочем месте, то секретарь отслеживает наличие питьевой воды, дополнительных продуктов питания и одноразовой посуды.

В небольших компаниях в функциональные обязанности секретаря может входить кадровая работа. В этих случаях к прочим требованиям добавляется знание правил охраны труда и кадровой политики предприятия.

На этой должности необходимо проявлять деловую и коммуникативную этику. Помимо взаимодействия с руководством и штатом сотрудников, большой пласт работы занимает общение с клиентами и посетителями. Нужно иметь чёткое представление, что должен делать секретарь в конфликтных ситуациях; насколько его должность предполагает компетенцию для решения некоторых вопросов без задействования высшего руководства.

В сфере деятельности секретаря организация встреч с такими категориями посетителей, как сотрудники с текущими профильными вопросами; контрагенты и деловые партнёры; прочие посетители по личным или рабочим делам.

Относительно каждой категории посетителей секретарь должен корректно организовать встречу с руководством (или вежливо отклонить визит при соответствующем распоряжении начальства). Деловые встречи регулируются по времени и зависят от важности вопроса. Принимая любых посетителей, секретарь обязан сохранять деловую репутацию и достоинство фирмы. Недопустимы на рабочем месте посторонние разговоры с коллегами, приём пищи в неустановленное время, беспорядок в приёмной.

Copyright Muz4in.Net © - Данная новость принадлежит Muz4in.Net, и являются интеллектуальной собственностью блога, охраняется законом об авторском праве и не может быть использована где-либо без активной ссылки на источник. Подробнее читать - "об Авторстве"

Почитать ещё: